Emisión de Facturas Electrónicas
El modelo de operación de la DGII define tanto el flujo que seguirá la factura como los elementos técnicos necesarios para lograr la comunicación y los métodos de seguridad que garanticen la confiabilidad de las facturas electrónicas.
En primer lugar todo contribuyente electrónico debe enviar sus facturas electrónicas a la DGII al momento de la emisión del documento.
La DGII responderá con un TrackID, este sirve como acuse de recibo y como número de seguimiento para posteriormente consultar el resultado de las validaciones.
La DGII realizará validaciones sobre la estructura de la factura, solo de carácter técnico, no de carácter comercial.
El emisor electrónico debe consultar a la DGII, utilizando el TrackID, el resultado de las validaciones
La respuesta de la DGII puede ser uno de cuatro estados:
En proceso
Indica que la DGII aun no realiza las validaciones, se debe consultar mas adelante.
Rechazada
Significa que la factura no paso alguna de las validaciones.
Aceptada
Significa que la factura paso todas las validaciones y es válida para fines fiscales.
Aceptada condicional
La factura no valida algunos campos opcionales. Este estado es igual que “Aceptado”.
Una vez se confirme el estatus de aceptada o “aceptada condicional” la factura electrónica debe ser enviada al receptor.
Si el receptor es también un contribuyente electrónico, deberá entregarse de manera electrónica y este debe responder con un acuse de recibo, confirmando la recepción electrónica de la factura.
En caso de que el cliente no sea un contribuyente electrónico, se debe entregar la versión impresa de la factura o Representación Impresa. Aunque el nombre diga “impresa” la factura puede ser enviada por correo en formato PDF o como imagen, por eso podríamos llamarle informalmente “representación gráfica”.
Los receptores electrónicos pueden enviar el documento “Aprobación Comercial” indicando su aceptación o rechazo de la factura electrónica.